棚卸差異を防ぐために！棚卸表や棚卸差異報告書の書き方を解説！

棚卸しは、店舗やECなど在庫を持ち商品を販売している方々にとって重要な手続きの一つです。
また、在庫管理において棚卸差異の把握はとても重要なポイントです。
そこで今回は、棚卸差異を防ぐために棚卸表や棚卸差異報告書の書き方をご紹介します。
ぜひ参考にしてみてください。

棚卸表の作成方法を解説！

棚卸表は、手書きやエクセルなどで作成できますが、最近ではより棚卸を効率化してくれる便利なシステムも多くあります。
ここからは、棚卸表の3つの作成方法をご紹介します。

紙に手書きするのが、最もシンプルで原始的な方法です。
この方法の場合、棚卸残高を手動で計算する必要があり、手間がかかる上にミスが起きる可能性があるのでおすすめできません。

システムを導入していない場合、エクセルのテンプレートを使って棚卸表を作成するのが一般的です。
棚卸実施日、商品名や製品コード、数量、単価、在庫残高、状態などを項目として記入し、数量や状態の部分は空けておくことで、実地棚卸の際にメモできます。

エクセルでの管理は、どうしても手動での入力が必要なため、必ずしも正確な管理ができるとは言えません。
そのため、在庫管理システムを活用するのがおすすめです。
バーコードやQRコードなどを読み取り、システムへデータを反映させることで、効率良く作業を行えます。

棚卸差異報告書は、定期的な棚卸を実施した際に、物理的な在庫数とシステム上の在庫数の差異が発生した場合に作成される報告書です。
ここからは、その棚卸差異報告書を書くステップをご紹介します。

1つ目のステップは、報告書の概要を記載することです。
報告書の冒頭には、タイトルと日付、作成した担当者の名前を記載します。
また、報告書の目的や背景についても簡単に説明し、報告書全体の概要を示します。

2つ目は、棚卸の結果を記載します。
ここは報告書の中心となる部分で、物理的な在庫数とシステム上の在庫数の差異について報告します。
在庫数の増減の詳細や差異の原因を分析し、表やグラフなどを用いて分かりやすくまとめましょう。

3つ目は、原因の分析と対策です。
棚卸差異の原因について分析し、その原因を解決するための対策を考えます。

4つ目は、結論をまとめます。
報告書の最後に、棚卸差異に対する結論と今後の課題についてまとめます。
結論には、対策の効果や棚卸差異の再発防止策の有効性について触れ、今後改善すべき点や必要な対応策について記載しましょう。

今回は、棚卸差異を防ぐために、棚卸表や棚卸差異報告書の書き方をご紹介しました。
棚卸差異が発生すると、会社の財務状況を悪化させることはもちろん、顧客からの信頼を失う可能性もあります。
そのため、在庫管理システムを導入したり、棚卸差異報告書を活用して、棚卸差異を最小限に抑えましょう。

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