在庫処分品の買取専門 白石商事

棚卸には帳簿と実地の2種類があり、その数を数え、間違いがないか改めて確認する作業こそ棚卸の本質です。

しかし間違いがないかを確認するということは、間違いがあることもあります。
今回は、棚卸で数が合わない場合について解説します。

棚卸で数が合わない場合ってあるの？

棚卸差異とは

結論から言うと、棚卸で数が合わない場合はあり得ます。
帳簿に記録してある在庫と実際の在庫が異なるときの差を棚卸差異と呼び、在庫差異と呼ばれることもあります。

在庫差異率とは

在庫差異はあるかないかよりもどのくらいの差があるかが重要です。
そこで、帳簿の数字と実際の数字がどれくらいズレているかをパーセンテージで表す在庫差異率があります。
実際に数えた在庫数から帳簿上での在庫数を引いたものを帳簿上での在庫数で割ることで求められます。

棚卸差異があったときはどうするの？

1.棚卸差異は帳簿上の在庫数を実際に数えた在庫数に合わせる
帳簿上の在庫数が必ず間違っているというわけではありません。
記入ミスだけでなく仕入れた在庫の数が100個で仕入れたはずが102個入っていたといった実際の在庫数のミスもあります。

しかし、その場にある在庫は実際に数えた在庫数に合わせます。

2.どうやって在庫を合わせるの？
帳簿上の在庫数を合わせるわけですから、帳簿に棚卸差異の分を追加で記載して実際の在庫数に合わせます。
実際に数えた在庫数が少ないときは棚卸減耗費の項目で、逆に実際に数えた在庫数が多いときは繰越商品の項目で仕訳します。

また、これらは棚卸差異の原因がわかっている場合であり、原因がわからないときは雑収入としてまた別の項目で仕訳します。

3.棚卸差異をなくすためには
最後に棚卸差異をできる限りなくすためのコツについて3つご紹介します。

1つ目は在庫買取の依頼です。
在庫の多さは利益の低下につながるため、在庫があまりに多い場合は思い切って買取を依頼するのもおすすめです。

2つ目は指差し呼称と声出しです。
原始的に思えますが、脳内だけでなく動作や発声を一緒に作業する人と行うことで丁寧になります。

3つ目は情報の動きと物の動きをできるかぎり一致させることです。
忙しくても一度疎かにするとそのまま忘れてしまう可能性も高いため、必ずその場その場で物と一緒に情報も処理するようにしましょう。

まとめ

ヒューマンエラーはどうしても起こってしまいます。
棚卸差異はほぼ全ての企業で毎回あるものと思っても良いでしょう。

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どのような商品が買取可能なのか「閉店倒産商品」ページをご確認ください。

棚卸は毎期必要なものでありながら、一般の消費者層からは見えにくい業務です。
これはどこまで突き詰めても単純作業になりますから、少しでも効率的に手早く済ませたいのが本音でしょう。
そのコツについていくつかご紹介します。

二つの棚卸

先にそもそもの棚卸についてお話しします。
棚卸にはいつ行うかのタイミングと何を記録するかという違いで二種類の棚卸が存在します。

1.実際の在庫を記録する実地棚卸
一旦営業を止め、実際の在庫がいくつあるかを数える作業を実地棚卸と呼びます。
一度に大量かつ多品種存在する在庫を数えるためどうしてもミスが出やすく、棚卸を実施するためには営業を止めなければならないためその間に売上が出ないという二つのデメリットがあります。

2.データの在庫を記録する帳簿棚卸
帳簿やエクセル、専用ソフトなどのデータを使い在庫がどう変化しているかを管理する作業を帳簿棚卸と呼びます。
常に在庫数を管理し続けられるためすぐに資産を調べたいときにも対応が簡単ですし、一度の作業自体は手間が少ないためその都度に営業を止める必要はありません。

しかし一方、何度も繰り返される記録の中で帳簿の記入漏れや入力ミスが一度でもあると棚卸差異が出てしまうという難しさもあります。

棚卸を早く終わらせる方法

1.正しく棚卸を終わらせる
正しくというのは「考え方を統一してルールを作り、その通りの手順でカウントする」ことです。
棚卸はかなりシンプルな単純作業です。
だからこそ、個人の裁量に任せるのではなくルールを作り厳正に守ることでミスを減らせます。

2.漏れなく棚卸を終わらせる
実地棚卸では数え間違いや数え忘れといったミスが多くあります。
これらが起こる要因としてあげられるのが、「見えない」「横着」「思い込み」などでしょう。

横着してきちんと棚からおろさず数えると、奥にある商品は見えません。
また「ほかの人がやっているだろう」という思い込みは、商品の画像忘れを生みます。

3.ダブりなく棚卸を終わらせる
数え忘れは問題ですが、同じ商品を二度数えてしまうことも問題です。
これを防ぐための方法についても数える方向性を統一する、担当を決めるなど対策を模索すべきでしょう。
当たり前のことを当たり前にやることが、最も棚卸を早く終わらせる方法になるでしょう。

まとめ

棚卸を早く終わらせたにもかかわらず、ミスが多発すると意味がありません。
こういった場合、まずはミスを減らしてできる限りゼロに近付けていき、その後棚卸の速度を上げるようにするのがおすすめです。

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棚卸差異をゼロにすることは難しいため、減らす方法はあっても確実になくせる方法はありません。
そのため、「許容できるのはどれくらいか」が重要になります。
棚卸差異はマイナスのときだけでなく、プラスの時も大きな問題です。
今回はそんな棚卸差異がプラスの時についてご紹介します。

棚卸差異がプラスのときは？

1.棚卸差益
棚卸差差異が多いとき、すなわち「帳簿上の在庫数と比べて倉庫の在庫数の方が多いとき」の棚卸差異は棚卸差益と呼びます。

帳簿の在庫数と倉庫の在庫数が異なり棚卸差異が出たときは倉庫の在庫数が優先されます。
そのため、倉庫の在庫数が多いときは棚卸差異がプラスの時とみなし、利益の漢字を使う棚卸差益という言葉が使われます。

2.棚卸差益があるとどうなる？
棚卸差益は棚卸差異がマイナスだったときと比べるとユーザー、顧客に対して損害を与えているリスクは低めなものの、自社のコストという面からかなりのリスクになります。

商品によっては販売できなくなるまで劣化することがあるため、実際の在庫が帳簿上の在庫より多いことに気が付かないと過剰在庫になりかねません。

棚卸差益の実例をご紹介！

1.仕入れ時の数が間違っていた
単純にわかりやすいものとして、100個仕入れたつもりだったのに実際に納品された数は102個だった、というケースが考えられます。

たとえば100個入りのダンボールを毎月ひとつずつ仕入れていたとすれば、年間で1200個です。
大きな差が生じることになります。

2.既に売れているけれど商品が残っている場合
よくあるのが「取り置き」を始めとした、商品を出荷していないけれど売上が発生している状況です。
まずお客さまから取り置きを頼まれた時点で売上が発生し、帳簿の在庫数は変化します。

しかし取り置きですから当然その時点での実際の在庫は減っていません。
この状態で客さまが引き取りに来るより先に棚卸が実施された場合、売れた数が在庫に含まれてしまうため棚卸差益が発生します。

しかしこの場合、お客さまが取りに来たときに売り上げは出ていないのに在庫数が減っている棚卸差損が発生するため長い目で見れば帳尻は合いますし、間違いではありません。

まとめ

棚卸差異といってもプラスというとなんだか得のような印象を受けてしまいますが、プラスもマイナスも関係なく、棚卸差異はないことが一番です。

しかしシステム的に出てしまうものやけ自社のミスではない棚卸差異もあるため、あるから良くないと一概に否定するのではなく、なぜ出てしまったのかに目を向けましょう。

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棚卸はぴったり揃うのが理想ですが、お店の規模が大きければ大きいほど棚卸差異を生まないことは難しいものです。
せめてそういったときのために、棚卸差異について知識を身につけておきましょう。
今回は棚卸がマイナスだったときの話をご紹介します。

棚卸差異がマイナスのときは？

棚卸差異とは

そもそもの棚卸差異とは何か、簡単にご説明します。
これは実際に倉庫に置いてある在庫数と帳簿の上でデータにまとめられていた在庫数の差のことです。

棚卸差異率がマイナスのときは？

結論からいうと、こういった場合は棚卸差損と呼びます。
例えば実地棚卸の結果わかった実在庫が95個、帳簿の上での在庫が100個だったとすると、以下のような計算になります。

（95-100）÷100＝-0.05

文字に直すと以下の通りです。

（実在庫数−帳簿上の在庫数）÷帳簿上の在庫数＝棚卸差異率

ここからわかるように、計算結果ははマイナスになっています。
この場合棚卸差異率もマイナスになるため、この棚卸差異率は棚卸差損を示します。

なぜ棚卸差損が起きるの？

1.棚卸差異が出る理由は？
棚卸差異が起きる理由は二つしかありません。
データ上の在庫数に対し、実地棚卸をしたら「在庫数が多かった場合」と「在庫数が少なかった場合」です。

今回は棚卸差損、つまり実際の在庫数がデータ上の在庫数よりも少なくなる理由について解説します。

2.出庫処理のミス
まず現在倉庫にある在庫数は必ず「入庫した数−出庫した数」で求められます。
この公式から棚卸差損、すなわち在庫の数が合わないのは入庫か出庫に問題があることがわかります。

棚卸差損ということはデータ上の在庫数よりも実際に数えた在庫数の方が少ないということです。
たとえば「仕入れた数がデータ上では100個になっていたのに実際に仕入れられた数は98個だけだった」、「2個出庫したのにデータ上での出庫処理を忘れていた」などが考えられます。

3.その他の理由
そのほかの細々とした理由として、液体を扱う製造業では蒸発するという自然消滅もありえます。
また、サンプルとしてお客様に渡した商品は売上が発生しないため棚卸差異に繋がります。

まとめ

棚卸には関連する用語も多く、棚卸差損のプラス、マイナスという考え方も二つの数字の比較になるため人によっては分かりにくく感じることでしょう。

しかし棚卸とは流れや用語を丸暗記する必要はないため、調べるときは暗記よりも理解に重点を置いて調べてみてください。

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棚卸において棚卸差異は重要なものであり、特に棚卸差異はその有無よりも棚卸差異率というどれだけ差異があったかという点が重視されます。
ではなぜ重視されるのか、棚卸差異によって発生する影響について見ていきましょう。

棚卸差異によって発生する影響４選！

1.機会損失が発生する
まず単純に、機会損失が発生します。
これは帳簿上の数字の方が実地棚卸の数字よりも多い場合ですが、注文は帳簿上の数字で判断するため実在庫に比べ多く注文を受ける可能性があります。

分納や欠品からくる出荷の遅延やキャンセルなどによって機会損失が発生する恐れがあります。

2.キャッシュフローが悪くなる
こちらは実在庫の方が多い場合です。
帳簿上の数字で判断しつつ商品発注において実在庫が想定よりも多いと、余剰在庫を抱えたり滞留在庫になったりしてキャッシュフローが悪くなります。

3.作業効率が下がる
1と2においてあげたトラブルが実際に起きたときには、必ず対応が必要になります。
その対応は通常業務には含まれていないオペレーションであり、その対応に追われた結果、作業効率への影響は避けられないでしょう。

4.ブランドイメージが下がる
トラブルが発生すると、購入してくれた顧客の満足度も下がりやすくなります。
信頼は築き上げるのには長い時間がかかりますが、崩れるのは一瞬です。

ブランドイメージが下がったり信頼を失ったりする結果に繋がる可能性も高いため、短期的だけでなく長期的な目で見ても、棚卸差異から発生するミスは大きな影響を与えます。

棚卸差異をなくすためには？

1.検品時のミス
指示書通りにピッキングがされておらず、出荷商品や出荷数を間違えてしまうパターンです。
この場合は受注者情報とピッキングリストを紐付け、バーコードも利用した検品することで出庫時のピッキングエラーをチェックできます。

2.棚卸入力時のミス
棚卸して実在庫と帳簿在庫を照らし合わせるとき、実地棚卸の結果を在庫システムに登録、帳簿在庫との誤差を確認する、というのが一般的な流れです。

そのときの打ち間違いにより棚卸差異が発生することがあります。
こういったときはハンディ端末によるバーコードを活用することで入力ミス及び転記ミスを減らすという対策方法があります。

まとめ

棚卸は裏方の作業であり、棚卸差異も裏方で発生する数字のずれと思いがちです。

しかし実際にはそういった数字からさまざまな箇所に問題が生じ、大きな影響になる可能性も高いでしょう。

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なんでもプロやITに任せるように時代が進んだ今、棚卸といえども自動化が進んできています。
もちろんケースバイケースですからどの企業にも一律に向いているシステムはありません。
自社にどんなシステムが向いているか、その選び方についてご紹介します。

棚卸を自動化するシステムの選び方

棚卸を自動化するシステムも種類が豊富ですから、選び方について考える軸をご紹介します。

何に使うのか

何の商品を在庫管理したいかです。
商品が大きければそれだけ空間が広くなりますし、商品の重さによっても向き不向きがあるシステムも存在します。

コストの高さ

初期導入コストだけでなく、持続して使い続ける場合のランニングコスト、そしてそれらの価格に対する費用対効果、人手がどれだけ軽減できるかといった側面にも注視すべきでしょう。
特にランニングコストと費用対効果は永続的なコストですから、慎重に検討することをおすすめします。

連携先の有無や数

社内だけで完結するのか、社外とも連携するのかによっても向いているシステムは変わってきます。
社外にも仕入れ先や関連会社など種類がありますから、それらもよく確認しましょう。

棚卸を自動化する方法の特徴

具体的に棚卸を自動化する方法について、4つご紹介します。

1.在庫管理システムの利用
棚卸や受発注、入出庫まで管理し、状況に応じた在庫に導くシステムです。
作業時間を短縮でき、単純作業に付き物のヒューマンエラーが減ります。

一方、初期費用やシステムの担当人員が必要で、システムの数自体が多いので最適なシステムを選ぶ難易度が高いことなどはデメリットと呼べるでしょう。

2.在庫管理アプリの使用
スマートフォンやタブレットで在庫管理ができるアプリです。
持ち運びが簡単で、カメラやQRコードの読み取りで在庫データを管理できる自由度の高さがメリットです。

一方、把握できる商品数の少なさや端末自体の紛失がデータの流出に繋がりかねない点はデメリットでしょう。

3.カメラシステムの導入
商品を撮影、録画したデータをクラウドで保管し、在庫管理するシステムです。
遠方から管理できますが、あまり広い空間の把握には向きません。

4.AIで効率化を図る
在庫管理にも導入できます。
デメリットとしては、インターネット上のセキュリティによって情報漏洩のリスクが上がることやコストが高いことでしょう。

まとめ

在庫管理を自動化するためのシステムも現在は種類が山ほどあり、どう選んだらいいか悩んでしまうでしょう。
そんな時は、自社と似たような商材や似たような規模の会社への導入実績があるシステムから探すのもおすすめです。

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棚卸のときにはやることも膨大にあり、そういった職務に付いていない人にはわからないような単語も内容もたくさんありますが、そのうちの一つが棚卸差異のときの会計処理です。
棚卸差異は基本的に毎回発生するものですから、あまり気負わずに確認していきましょう。

棚卸のときの会計処理について

まず棚卸のときにはどんな会計処理が行われるのか解説します。

1.期末棚卸資産の金額を集計する
商品有高帳を始めとした書類から決算日の期末棚卸資産がどれぐらいあるかを集計します。
個別法、先入先出法など棚卸資産の評価方法からいずれかを使って算出した金額が取得価額とみなされ、期末の帳簿価額となります。

2.実地棚卸を減耗損を計算する
棚卸においては帳簿上だけでなく実際の在庫数も改めて数えなければなりません。
この実際の在庫数を数えることを棚卸と呼びます。

この実地棚卸と帳簿上の数量にズレがあった場合には減耗損を把握し、帳簿の期末棚卸資産を実際の在庫と同じ数になるよう調節する必要があります。

3.期末棚卸資産の単価を評価する
1の評価方法から個別法、先入先出方などで計算した単価とする方法の原価法と、原価法の単価と期末時点の時価の低い方を単価とする低価法の2種類があります。

4.売上原価を算出する
売上原価は期首棚卸資産の棚卸高、当期の期中仕入高、減耗損、評価損の和から期末棚卸資産の棚卸高を引くことで求められます。

棚卸差異があったときの修正方法

棚卸差異が発生した場合、例外なく数字のズレは実際の在庫数に合うように計算します。
数え間違いや仕入れの際の数が違っていた、など帳簿上の数字が間違う可能性はあります。

では帳簿の数字に合うようにどう計算するのか、見ていきましょう。

棚卸減耗費として処理する

数量が不足していたときに使われます。
実務的な話になると、足りなかった分を期末棚卸高から決算整理仕訳で控除します。

特別損失として処理する

基本的には棚卸減耗費になりますが、たとえば店舗や倉庫が災害によって商品が使えなくなってしまった場合や盗難の被害にあった場合は特別損失として認識されます。

まとめ

棚卸の会計手続きは煩雑で一般的には分かりにくいものです。
棚卸差異は出るものとして考えることで気が楽になります。
また、気負いすぎずプロに任せることも前向きにご検討ください。

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棚卸は責任が重く労働としてもかなり大変です。
数多の技術が日進月歩である現代では、棚卸も効率的な方法が模索され、検討、実行を繰り返しています。
そんな棚卸を実際に効率化するためにはどうすれば良いのか、簡単に解説します。

棚卸とはどうやってやるの？

棚卸とは2種類ありますが、一般的に棚卸というと実地棚卸を指すことが一般的です。
まずはそもそも実地棚卸とはどういったことをしていくのかからみていきましょう。

1.備品を数える
何がいくつあるのかを実際に一つ一つ確認し、数えていきます。

2.備品データを入力する
1で数えた備品の結果を品目、保管場所、数量など細かく入力します。
ここまでが実地棚卸であり、この先が実地棚卸と帳簿棚卸を掛け合わせて行うものになります。

3.備品単価に対して評価する

備品単価には低価法と原価法の2つがありますが、方法やメリットデメリットが異なりそれぞれに細かなルールもあるため場合によって使い分けます。

簡単に言うと、定価法は備品を取得原価と期末時価の低い方で評価する方法であり、正しい評価ができる代わりに会計作業が複雑になるといったデメリットがあります。

一方で、原価法は備品を取得原価のまま評価する方法で単純作業のため楽に済ませられる一方、評価損を見逃しやすく現実に即さない評価になりやすいといったデメリットがあります。

棚卸を実際に効率化するための方法

1.目印をつけていく
棚卸作業で時間がかかってしまう理由のひとつとして棚卸すべき品物を探すことに時間がかかるケースがあります。

棚卸は通常、自分に割り当てられたエリアをざっと見て回る一次作業と一次作業でやり損ねた漏れを回収する二次作業があります。

なんとなくイメージが湧くと思いますが、時間がかかるのはこの二次作業です。
作業中、既に確認した品物にシールなどで目印をつけることで実地棚卸の効率化に役立つでしょう。

3.棚卸リストに画像をつける
棚卸リストに載っている情報が管理番号や品物といった文字列しかない場合、ひとつずつ管理ラベルを確認する必要があり、作業に追加の一手間が必要になります。

そこで棚卸リストに画像をつけることで、確認の一手間を省き、品物をリストから探し出すための作業を、見つけたものを手元のリストともう一度見比べる程度だけに短縮できます。

まとめ

帳簿棚卸は一気に行うものではなく日々の業務の一環であり通常業務を圧迫するものではないため、棚卸といわれると実地棚卸を連想する方が多いことでしょう。
棚卸を効率化といっても実地棚卸を効率化することが多いですから、特別なその1日に作業効率が上がるようさまざまな工夫がされています。

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製造業で在庫管理する方にとって、「在庫が増えると利益が増える」という言葉は聞いたことがある方が多いのではないでしょうか。

しかし、その理論を説明するとなると話は別という方も多いでしょう。
そこで今回は計算式から解説します。

「在庫が増えると利益が増える」ってどうして？計算式から考える

「在庫が増える利益が増える」は本当？

そもそも「在庫が増えると利益が増える」という言葉に懐疑的な方も少なくはないでしょう。
結論からいえば、これは事実です。
このからくりは売上原価から導き出せます。

売上原価の導き出し方

売上原価とは商品の生産や仕入れにかかる費用のことで、売上原価を売上高から引くことで利益が導けます。
この利益を売上総利益と呼びます。
売上原価は期首棚卸高と仕入費用等を足し、そこから期末棚卸高を引くことで求められます。

まず期首棚卸高は月や年度といった区切りの最初の在庫高です。
期末棚卸高とは文字の通り、月や年度といった区切りの最終日に残っている在庫額を示します。

製造業で在庫が増えると利益が増える実例

製造業においては在庫を増やすために生産量を増やします。

通常ではありえないことですが今回は分かりやすいように生産量以外の費用は全く同じと仮定して、どうなるかを考えていきましょう。
前提として、1個あたりの売上高は100円、変動費は30円があるとします。

1.50個作って50個売ったとき
100円を50個売ったため売上高は5000円です。
同じように変動費が1500円、限界利益が3500円になり固定費として1000円です。
利益が2500円になりました。

2.100個作って50個売ったとき
1と同じように考えて、売上高は5000円です。
同じように変動費が1500円、限界利益が3500円になり固定費として500円です。
利益が3000円になりました。

3.ふたつの違いについて
「なんで固定費が違うの？」と思ったことでしょう。
損益計算上において、生産のための固定費は生産量で割った数で算出します。
そうなると当然2倍の数を作った方が固定費は半分になり、コストが抑えられ利益が増えるのです。

まとめ

商売においては書類上と体感、実際には全く異なる結果が出ることもしばしばあるものです。
この「利益」というのもいくつか考え方があるので、ご自身の納得のいく方法を採用するのも良いかもしれません。

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