在庫処分品の買取専門 白石商事

「在庫管理システムは自作できるのか知りたい」
「エクセルで在庫管理ができるのか気になる」
在庫管理を任されている担当者の方なら、上記のような悩みを抱えてるのではないでしょうか。
今回は、そんな方に向けて在庫管理システムを自作する方法や問題点を解説します。
在庫管理でお悩みの方はぜひ参考にしてみてください。

在庫管理システムを自作する方法とは？

在庫管理システムとは、各商品をデータと紐付けて、商品の在庫状況をまとめて管理し、利用者で共有するシステムです。
プログラミングの知識がなくても、在庫管理システムを自作する方法があります。

その中でも、エクセルは在庫管理システムを自作する最も簡単な方法と言えるでしょう。
インターネット上で公開されている情報やテンプレート、ツールを活用したり、関数・マクロを使えば、プログラミングを使うことなく、簡易的な在庫管理システムを作れます。

また、VBA（Microsoft Officeの拡張機能）のスキルがあれば、さらに使いやすいシステムを作成することも可能です。

自作システムだと課題が多いことも！

エクセルでも在庫管理システムを作れますが、処理できる範囲がそこまで大きいわけではありません。
そのため、会社の規模によっては、課題が発生してなかなか上手く活用できないことがあるでしょう。
そこでここからは、エクセルによる在庫管理システムの課題をご紹介します。

まず1つ目は、データの整合性が取りづらいことです。
表の作成や数値入力を得意とするエクセルですが、データベースではありません。
そのため、同時に共同編集ができず、最新のファイルが分からなくなったり、リアルタイムでの情報更新ができなかったりするデメリットがあります。

2つ目は、属人化の危険性があることです。
エクセルで作る在庫管理システムは、比較的操作に詳しい人が作成することになるでしょう。
そのため、ルールの設定や権限設定などの認識がズレてしまう恐れがあります。
また、その作成者が退職した場合、誰も直し方が分からないこともあるでしょう。

まとめ

今回は、在庫管理で悩まれている方に向けて在庫管理システムを自作する方法や問題点を解説しました。
在庫管理システムは、主にエクセルを使って自作できます。
もし、現在自作で在庫管理システムを作ろうか悩まれている方は、ぜひ本記事を参考に注意事項を意識した上で在庫管理システムの導入を検討しましょう。

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棚卸をした結果、全く問題がないということは現実的になかなか難しいでしょう。
商品数や企業規模の大きさによって、帳簿上の在庫数と実在庫の数が一致しないことがあります。
そこでよく耳にするのが棚卸差異率です。
今回は、そんな棚卸差異率について平均でどのくらいなのか、また棚卸差異が起こる理由について解説します。

棚卸差異率とは？

棚卸差異率とは、在庫管理システムで管理している在庫数量と、実際の在庫数量との差異を発生率で表したもので、棚卸時に発生した「差異の総量」を「在庫数量の総量」で割って算出されます。

この棚卸差異率は、在庫管理の正確性を測るための指標として用いられ、一般的に棚卸差異率は、0.1％以下が望ましいとされています。
つまり、在庫数量に対して0.1％以下の差異がある場合には、在庫管理が正確であると判断されるでしょう。

棚卸差異率が高い場合には、在庫管理の問題があると考えられます。
具体的には、在庫数量の記録方法に誤りがあったり、商品の収容場所が正確に管理されていなかったりする場合があるでしょう。
また、在庫管理システムの不具合や設定ミスなどによって、棚卸差異率が高くなることもあります。

棚卸差異が起こる理由とは？

棚卸差異が起こる理由は大きく分けて2つあります。
1つ目は、棚卸当日に起こるミスであり、もう一つは、日々の業務で起こるミスです。

棚卸当日に起こるミスは、主に棚卸作業中の人為的ミスが原因です。
例えば、商品の重量や数量を誤って計測してしまったり、商品を間違った棚に収納してしまったりすることが考えられるでしょう。
また、在庫管理システムに入力漏れや入力ミスが生じた場合にも、棚卸差異が発生する可能性があります。

一方、日々の業務で起こるミスは、在庫管理作業の手順やトレーニングの不十分さによって生じることがあります。
例えば、商品の保管場所が定まっていなかったり、商品の在庫数が正確に入力されていなかったりする場合が考えられます。
また、在庫管理システム自体に不具合があったり、更新が遅れたりすることによって、棚卸差異が発生することもあります。

以上のように、棚卸差異が起こる理由は、主に棚卸当日に起こるミスと、日々の業務で起こるミスに分けられます。
これらのミスを防ぐためには、在庫管理作業の手順の改善やトレーニングの強化、在庫管理システムの適切な運用やメンテナンスが大切になるでしょう。

まとめ

今回は、そんな棚卸差異率について平均でどのくらいなのか、また棚卸差異が起こる理由について解説しました。
棚卸差異率を出来る限り0にするのは容易ではありませんが、決して不可能ではありません。
まずは現状の課題を見直し、対策をしていくことが大切になります。

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適正な在庫水準はどのくらいなのかお悩みの方は多いのではないでしょうか。
過剰に在庫を持ってしまうと、様々な面でコストがかかり資金繰りに影響を与えます。
一方で、逆に在庫が足りないと販売機会の損失になります。
そのため、適正な在庫水準を保つことが大切です。
今回は、適正な在庫水準の考え方についてご紹介します。

資金余力がない企業において在庫水準はかなり重要！

適正な在庫水準とは、企業が適切な量の在庫を保持している状態を指します。
在庫水準は、製品の需要、生産能力、製品の保存期間、製品の価値、製品のリードタイムなどの要因によって異なります。

在庫水準が適正である場合、需要に応じて製品を提供でき、同時に生産コストを最小限に抑えられるメリットがあります。

一方、在庫水準が高すぎると、不要になった商品を廃棄したりや管理コスト、運用コストが増加したりするでしょう。
その結果、キャッシュフローの悪化や競争上の不利を招く可能性があります。

逆に在庫水準が低すぎる場合も、需要に対応できずに顧客の期待に応えられないため、売上の減少につながります。

適正な在庫水準を決めるために、需要予測を行い、リードタイムを考慮して製品の受注から納品までの時間を把握し、製品の価値と保存期間を考慮して在庫回転率を計算しましょう。

また、これを維持するためには、在庫の定期的な監視、需要予測の精度の向上、在庫管理システムの導入などが必要です。

適正在庫の算出方法とは？

適正在庫の算出方法はいくつかありますが、その中で基本的な考えとして挙げられるのが、「安全在庫+サイクル在庫」です。

サイクル在庫とは、発注してから再度発注するまでに消費される在庫量の半分の在庫を指します。
例えば、毎月末日に発注する場合には、およそ15日間で消費される在庫量がサイクル在庫です。

安全在庫とは、需要や発注から納品までのリードタイムに変動があっても対応できる量です。

また、適正在庫量を保てているかを判断する上で重要になるのが、在庫回転率と在庫回転期間です。
それぞれは以下の計算式で算出できるので、覚えておくと便利でしょう。

回転率=年間売上高÷平均在庫高
回転期間=棚卸資産合計÷年間売上高

適正在庫を保つためには、定期的に最適化を行うことが大切です。
短い期間で考えるのではなく、最低でも1年間の在庫状況を追って平均在庫を求めた上で決めるようにしましょう。

まとめ

今回は、適正な在庫水準の考え方についてご紹介します。
在庫管理において、適正な在庫水準を考えることは必要不可欠と言えるでしょう。
どんなに計算したとしても、予測という要素が入ることから、必ずしも的中するわけではありません。
試行錯誤をしながら、少しずつ適切な在庫管理を目指しましょう。

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これから在庫管理方法を見直したいとお考えの方はいませんか。
「適正な在庫数はどのくらいなのか」、「どのように適正在庫を求めれば良いのか」といったお悩みをお持ちの方は多いのではないでしょうか。
適正な在庫数を考える際はいくつか注意点があります。
そこで今回は、適正な在庫数を計算する際の注意点をご紹介します。

適正在庫の計算方法を紹介！

適正在庫の計算方法はいくつかあります。
ここからは、そのうち3つの方法をご紹介します。

安全在庫+サイクル在庫

主に基本的な計算方法とされているのが、「安全在庫+サイクル在庫」です。
多くの業界において、この方法が採用されているでしょう。
安全在庫とサイクル在庫のどちらも基準値はありますが、シーズン毎の売り上げやその他の影響などを考慮した予測が必要になります。

需要数をもとに計算

需要数から適正在庫を算出する方法もあります。
顧客の需要に合わせて在庫数を決める計算方法のため、店舗をはじめとする現場に向いた計算方法でしょう。

在庫回転率と在庫回転日数で計算

経営的な視点で考える方法として、「在庫回転率」と「在庫回転日数」をもとにした算出方法も挙げられます。
在庫回転率とは、一定の期間内でどれほど入出荷するかを表した指標で、在庫回転日数とは何日間で在庫が回転したか示す指標です。

適正在庫を考える際の注意点とは？

次に、適正在庫を考える際の注意点をご紹介します。

1つ目は、年間の平均在庫から計算することです。
在庫は、1年間という期間内でも大きく変化しています。
例えば、夏に多く売れるものは冬にはあまり売れないということはよくありますよね。

このように需要がある季節とない季節では、保管しておく在庫数が大きく変わるでしょう。
そのため、適正在庫を決める際は短期間で見るのではなく、最低でも1年間の在庫変動を追い、平均在庫を算出してから決めるのがおすすめです。

2つ目は、定期的に最適化を行うことです。
一度、適正在庫を決めたら、一定期間はその数を基準に運用しましょう。
ある程度、在庫数に関して問題が起きるのが減ってきたら、そのまま運用を続けても良いかもしれません。

しかし、過剰在庫や欠品が多い場合には、原因を突き止めて再度適切な数を決めるようにしましょう。
また、上手く運用できている商品も1年後も同じ基準が適切かは分かりません。
定期的に確認を行い、常に最適化し続けることを意識しましょう。

まとめ

今回は、適正な在庫数を計算する際の注意点をご紹介しました。
在庫が多すぎてしまうと管理コストを圧迫し、逆に少なすぎると販売機会を失ってしまいます。
そのため、適正在庫の考え方や注意点を知っておくことが大切です。
ぜひ今回の内容を参考に在庫管理を見直してみてください。

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棚卸しは、店舗やECなど在庫を持ち商品を販売している方々にとって重要な手続きの一つです。
また、在庫管理において棚卸差異の把握はとても重要なポイントです。
そこで今回は、棚卸差異を防ぐために棚卸表や棚卸差異報告書の書き方をご紹介します。
ぜひ参考にしてみてください。

棚卸表の作成方法を解説！

棚卸表は、手書きやエクセルなどで作成できますが、最近ではより棚卸を効率化してくれる便利なシステムも多くあります。
ここからは、棚卸表の3つの作成方法をご紹介します。

手書きで作成

紙に手書きするのが、最もシンプルで原始的な方法です。
この方法の場合、棚卸残高を手動で計算する必要があり、手間がかかる上にミスが起きる可能性があるのでおすすめできません。

エクセルを使う

システムを導入していない場合、エクセルのテンプレートを使って棚卸表を作成するのが一般的です。
棚卸実施日、商品名や製品コード、数量、単価、在庫残高、状態などを項目として記入し、数量や状態の部分は空けておくことで、実地棚卸の際にメモできます。

システムを導入する

エクセルでの管理は、どうしても手動での入力が必要なため、必ずしも正確な管理ができるとは言えません。
そのため、在庫管理システムを活用するのがおすすめです。
バーコードやQRコードなどを読み取り、システムへデータを反映させることで、効率良く作業を行えます。

棚卸差異報告書を活用しよう！

棚卸差異報告書は、定期的な棚卸を実施した際に、物理的な在庫数とシステム上の在庫数の差異が発生した場合に作成される報告書です。
ここからは、その棚卸差異報告書を書くステップをご紹介します。

1つ目のステップは、報告書の概要を記載することです。
報告書の冒頭には、タイトルと日付、作成した担当者の名前を記載します。
また、報告書の目的や背景についても簡単に説明し、報告書全体の概要を示します。

2つ目は、棚卸の結果を記載します。
ここは報告書の中心となる部分で、物理的な在庫数とシステム上の在庫数の差異について報告します。
在庫数の増減の詳細や差異の原因を分析し、表やグラフなどを用いて分かりやすくまとめましょう。

3つ目は、原因の分析と対策です。
棚卸差異の原因について分析し、その原因を解決するための対策を考えます。

4つ目は、結論をまとめます。
報告書の最後に、棚卸差異に対する結論と今後の課題についてまとめます。
結論には、対策の効果や棚卸差異の再発防止策の有効性について触れ、今後改善すべき点や必要な対応策について記載しましょう。

まとめ

今回は、棚卸差異を防ぐために、棚卸表や棚卸差異報告書の書き方をご紹介しました。
棚卸差異が発生すると、会社の財務状況を悪化させることはもちろん、顧客からの信頼を失う可能性もあります。
そのため、在庫管理システムを導入したり、棚卸差異報告書を活用して、棚卸差異を最小限に抑えましょう。

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在庫管理における安全在庫とは、どういった意味なのでしょうか。
言葉自体は耳にしたことがあるものの、適正在庫との違いなどが分からずお困りの方もいるでしょう。
そこで今回は、安全在庫の考え方について、具体的な計算方法も交えてご紹介します。
ぜひ参考にしてみてください。

安全在庫ってどういうもの？

安全在庫とは、欠品を防ぐために最低限確保する在庫のことであり、需要の変動に柔軟に対応するための重要な在庫管理手法です。
似たような言葉として適正在庫がありますが、この2つの大きな違いは、在庫を持つ目的です。

適正在庫は、過剰在庫や欠品にならないように、多すぎず少なすぎない妥当な量の在庫を持つことが目的です。
一方の安全在庫は、先ほど述べたとおり欠品を防ぐことが目的であるため、それぞれ目的が異なるのです。

安全在庫を持つメリットは、主に3つあります。

1つ目は、欠品を防止できることです。
安全在庫は、需要の急増や納品遅延などの予期せぬ事態に備えて在庫を確保するため、欠品を防止できます。

2つ目は、コスト削減ができることです。
安全在庫を保管する場合、倉庫代や保険料、管理費などのコストがかかりますが、適切に安全在庫を設定することで、無駄な在庫を削減できます。

3つ目は、キャッシュフロー改善ができることです。
安全在庫を適切に設定することで、必要以上に在庫を持たなくなり、仕入先との支払い条件に応じて在庫を調整できるため、キャッシュフローの改善が期待できます。

安全在庫の算出方法を紹介！

ここまで安全在庫について簡単にご紹介しました。
では、この安全在庫はどのように求めれば良いのでしょうか。

安全在庫は、以下の計算方法で求められます。

「安全在庫＝安全係数（安全在庫係数）×使用量の標準偏差×√（発注リードタイム+発注間隔）」

安全係数とは、どれくらいまでの欠品なら許容できるかを表した数のことです。
使用料の標準偏差とは、商品の需要変動を判断するためのもので、過去の出荷量・販売量の平均値を示しています。
また、発注リードタイムは、発注してから実際に納品されるまでの時間（日数）のことで、発注間隔は一度発注したものを再び発注するまでの間隔を意味します。

まとめ

今回は、安全在庫の考え方について、具体的な計算方法も交えてご紹介しました。
安全在庫とは、欠品を防ぐために持つべき在庫量のことです。
適正在庫を考える要素の一つとなるものなので、しっかりと理解しておきましょう。

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安全在庫について分からない方はいませんか。
EC市場の拡大によって、多品種少量生産や多頻度配送を求められるケースが増えてきました。
それにより在庫管理の重要性が高まり、安全在庫の確保が必須となっています。
そこで今回は、安全在庫について適正在庫との違いに触れながらご紹介します。

安全在庫と適正在庫の違いとは？

在庫管理をする上で重要な概念に、安全在庫と適正在庫があります。

安全在庫は、商品を発注する前に必要な在庫量であり、納期遅延などが発生した場合に備えて保有する在庫量のことを指します。
一方、適正在庫は、適正在庫とは欠品を防止でき、かつ過剰在庫にならない在庫数のことです。

安全在庫と適正在庫の違いは、在庫の保有目的や保有方法にあります。
安全在庫は、急な需要変動や納期遅延などのリスクを回避するために保有する在庫であり、通常の売上量に対して余分に確保する在庫です。
一方の適正在庫は、予測需要や生産計画を考慮して最適な在庫量を決定することで、在庫コストを抑えながら、需要に応じて適切な在庫レベルを維持するために保有する在庫です。

安全在庫を持つメリットと注意点を紹介！

次に、安全在庫を持つことのメリットと注意点をご紹介します。

メリット

安全在庫を持つことで、販売機会の損失を防止できます。
安全在庫を確保しておけば、欠品リスクを防いで販売機会を失わず、顧客満足度の向上や売上アップが期待できます。

また、安全在庫は在庫量を調整する際の基準としての役割も果たします。
現在の在庫量と安全在庫を比べて、多すぎたり少なすぎたりしないか確認でき、結果的に管理コストを削減できるでしょう。

注意点

まず1つ目の注意点は、完全には欠品を防げないことです。
突発的に需要量が変化することもあるでしょう。
そういった場合には、欠品が発生してしまうこともあります。
このようなリスクを最小限に抑えるためには、在庫管理システムを活用して需要予測の精度をできるだけ高めることがポイントになるでしょう。

2つ目は、在庫量を算出するのに手間がかかることです。
安全在庫は直接算出できないことに注意しましょう。
さまざまな数値を一度計算してから、ようやく算出できるものになっています。
そのため、すべての商品の安全在庫量を出す場合には、それなりの時間と労力がかかることを念頭に置いておきましょう。

まとめ

今回は、安全在庫についてご紹介しました。
在庫管理をする上で、安全在庫や適正在庫の概念はとても重要になります。
安全在庫を持つことで様々なメリットがありますが、注意点も理解しておくことが大切です。
しっかりとこれらのことを理解して、在庫管理に努めましょう。

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在庫管理もさまざまな方法がありますが、やはり簡単で身近に思えるものといえば手書きです。
現在はIT化が叫ばれて久しい世の中、何に対しても手書きというとアナログでミスが多くて管理も大変、というイメージが付き物です。
在庫管理は手書きでしてはいけないのでしょうか。

そもそも在庫管理ってなに？

在庫管理とは？

そもそも在庫管理とは商品の購入に始まり商品の販売までの在庫を追跡し、企業がどの在庫を、どのタイミングで、どのくらい発注するのか、その特定に役立ちます。
在庫管理の指針のひとつとして、在庫回転率というものがあります。

これは在庫が一定の期間内に販売される頻度を表したもので、在庫を不必要に抱えていないかを調べるときに役立つ指針です。

在庫管理はなぜ大切なの？

在庫管理は手持ちの在庫を多すぎず少なすぎずの状態に保つことで、在庫切れや売れ残り在庫を減らすためにあります。
また企業の透明化のためにも在庫管理は必須です。

そうでなくても自社がどの在庫をいくつ保持しているかを常に記録していない場合、ある程度まとまった商談の度に不必要なコストがかかります。
多種多様な側面から、在庫管理は必須といえるでしょう。

在庫管理を手書きで行うメリットとデメリット

1.在庫管理を手書きで行うメリット
まずなんといっても費用の少なさでしょう。
極端な話、紙とペンがあれば費用はそれだけです。

また手書きとは少し異なりますが、エクセルのように表計算ソフトで管理する場合も同じ事が言えます。
紙とペンよりは高価ですが、それでも在庫管理の中では極めて安価なやり方といえます。

どちらも最初に運用のルールやフォーマットの作成は必要になるでしょうが、そのときに苦労すればその後のコストは最小限、ほかのどのやり方よりも安価に行えるでしょう。

2.在庫管理を手書きで行うデメリット
手書きで在庫管理を行う最大のデメリットは、ずばり手書きであることそのものです。

費用は安価に済ませられるといいましたが人件費は決して安い費用ではありませんし、そのほかにもヒューマンエラーのリスクや在庫管理を行う人によってとってはかる時間が違うため、在庫管理に割く費用が不透明になる上にばらつきが出ます。

また、紙という媒体だと自社内での管理になるため紛失のリスクも忘れてはならないでしょう。

まとめ

在庫管理のやり方については企業ごとの向き不向きが存在します。
小規模な企業では手間よりも金銭的なコストを削りたいでしょうし、大きな企業であれば所要時間やコストにばらつきが出るのは経営陣が把握しにくいでしょう。
自社に向いている方法を見つけることが大切です。

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棚卸とは本来ただの確認作業であり、棚卸差違は本来ないものです。

しかし現実にはヒューマンエラーや搬入時の数違いなどで棚卸差異は出てしまいます。
そんなときの対処方法を仕訳に絞って見ていきましょう。

棚卸の時の仕訳方法

そもそも棚卸のときにはどう仕訳されているのかからお話しします。
まず、基本式をご覧ください。

期首商品棚卸高＋当期商品仕入高−期末商品棚卸高＝売上原価

売上原価は直接的に算出できないため、この式によって逆算的に導き出しています。
期末商品棚卸高は期末に商品在庫がある場所へと実際に足を運び、商品がいくつあるかを確認する実地棚卸によって在庫数を確定させます。

その後、書面上の在庫数との差異を確認しますが、ここで数字にずれがあると棚卸差異となります。

棚卸差異が出たときに仕訳はどうする？

では実際に棚卸差異が出てしまった時はどう対処すれば良いのでしょうか。
実際に商品を確認してあったものをないとするわけにはいきませんし、ないものをあるとするわけにもいきません。
そこで仕訳の上で処理することで、書類上の数字を実際の商品数に合わせます。

実在在庫の方が少ないとき

実在在庫の方が少ないときは、「棚卸減耗費」という勘定科目で仕訳します。
たとえば帳簿上で原価500円の品物が10個あったとしたら、帳簿在庫では5000円あるとします。

一方、実在在庫では同じ品物が5個しかなかった場合、実在庫には2500円があります。

その場合、差額は2500円です。
借方に棚卸減耗費として5000円、貸方に繰越商品として2500円計上することで調節します。

実在在庫の方が多いとき

実在在庫の方が多いときは、「繰越商品」という勘定科目で仕訳をします。
先ほどと逆の場合です。

たとえば帳簿上では原価500円の品物が5個あったとすれば、帳簿在庫では2500円あることになります。

一方実在在庫では同じ品物が10個もあったと仮定すると、実在在庫にはで5000円あることになるでしょう。
そうなれば借方に繰越商品の名目で2500円、貸方に繰越商品として5000円入れることで調節します。

とはいえこちらの場合、在庫差異の原因が不明だと「棚卸差益」や「雑収入」などの勘定科目で仕訳することもあります。

まとめ

棚卸差異はない方が良いですし、あったとしてもできる限り少ない方が良いものです。

しかし、ゼロにすることが大変難しいものでもありますから、あまり気負いすぎず、来期以降の棚卸差異を減らすにはどうすべきか前を向きましょう。

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