安全在庫について分からない方はいませんか。
EC市場の拡大によって、多品種少量生産や多頻度配送を求められるケースが増えてきました。
それにより在庫管理の重要性が高まり、安全在庫の確保が必須となっています。
そこで今回は、安全在庫について適正在庫との違いに触れながらご紹介します。

安全在庫と適正在庫の違いとは？

在庫管理をする上で重要な概念に、安全在庫と適正在庫があります。

安全在庫は、商品を発注する前に必要な在庫量であり、納期遅延などが発生した場合に備えて保有する在庫量のことを指します。
一方、適正在庫は、適正在庫とは欠品を防止でき、かつ過剰在庫にならない在庫数のことです。

安全在庫と適正在庫の違いは、在庫の保有目的や保有方法にあります。
安全在庫は、急な需要変動や納期遅延などのリスクを回避するために保有する在庫であり、通常の売上量に対して余分に確保する在庫です。
一方の適正在庫は、予測需要や生産計画を考慮して最適な在庫量を決定することで、在庫コストを抑えながら、需要に応じて適切な在庫レベルを維持するために保有する在庫です。

安全在庫を持つメリットと注意点を紹介！

次に、安全在庫を持つことのメリットと注意点をご紹介します。

メリット

安全在庫を持つことで、販売機会の損失を防止できます。
安全在庫を確保しておけば、欠品リスクを防いで販売機会を失わず、顧客満足度の向上や売上アップが期待できます。

また、安全在庫は在庫量を調整する際の基準としての役割も果たします。
現在の在庫量と安全在庫を比べて、多すぎたり少なすぎたりしないか確認でき、結果的に管理コストを削減できるでしょう。

注意点

まず1つ目の注意点は、完全には欠品を防げないことです。
突発的に需要量が変化することもあるでしょう。
そういった場合には、欠品が発生してしまうこともあります。
このようなリスクを最小限に抑えるためには、在庫管理システムを活用して需要予測の精度をできるだけ高めることがポイントになるでしょう。

2つ目は、在庫量を算出するのに手間がかかることです。
安全在庫は直接算出できないことに注意しましょう。
さまざまな数値を一度計算してから、ようやく算出できるものになっています。
そのため、すべての商品の安全在庫量を出す場合には、それなりの時間と労力がかかることを念頭に置いておきましょう。

まとめ

今回は、安全在庫についてご紹介しました。
在庫管理をする上で、安全在庫や適正在庫の概念はとても重要になります。
安全在庫を持つことで様々なメリットがありますが、注意点も理解しておくことが大切です。
しっかりとこれらのことを理解して、在庫管理に努めましょう。

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在庫管理もさまざまな方法がありますが、やはり簡単で身近に思えるものといえば手書きです。
現在はIT化が叫ばれて久しい世の中、何に対しても手書きというとアナログでミスが多くて管理も大変、というイメージが付き物です。
在庫管理は手書きでしてはいけないのでしょうか。

そもそも在庫管理ってなに？

在庫管理とは？

そもそも在庫管理とは商品の購入に始まり商品の販売までの在庫を追跡し、企業がどの在庫を、どのタイミングで、どのくらい発注するのか、その特定に役立ちます。
在庫管理の指針のひとつとして、在庫回転率というものがあります。

これは在庫が一定の期間内に販売される頻度を表したもので、在庫を不必要に抱えていないかを調べるときに役立つ指針です。

在庫管理はなぜ大切なの？

在庫管理は手持ちの在庫を多すぎず少なすぎずの状態に保つことで、在庫切れや売れ残り在庫を減らすためにあります。
また企業の透明化のためにも在庫管理は必須です。

そうでなくても自社がどの在庫をいくつ保持しているかを常に記録していない場合、ある程度まとまった商談の度に不必要なコストがかかります。
多種多様な側面から、在庫管理は必須といえるでしょう。

在庫管理を手書きで行うメリットとデメリット

1.在庫管理を手書きで行うメリット
まずなんといっても費用の少なさでしょう。
極端な話、紙とペンがあれば費用はそれだけです。

また手書きとは少し異なりますが、エクセルのように表計算ソフトで管理する場合も同じ事が言えます。
紙とペンよりは高価ですが、それでも在庫管理の中では極めて安価なやり方といえます。

どちらも最初に運用のルールやフォーマットの作成は必要になるでしょうが、そのときに苦労すればその後のコストは最小限、ほかのどのやり方よりも安価に行えるでしょう。

2.在庫管理を手書きで行うデメリット
手書きで在庫管理を行う最大のデメリットは、ずばり手書きであることそのものです。

費用は安価に済ませられるといいましたが人件費は決して安い費用ではありませんし、そのほかにもヒューマンエラーのリスクや在庫管理を行う人によってとってはかる時間が違うため、在庫管理に割く費用が不透明になる上にばらつきが出ます。

また、紙という媒体だと自社内での管理になるため紛失のリスクも忘れてはならないでしょう。

まとめ

在庫管理のやり方については企業ごとの向き不向きが存在します。
小規模な企業では手間よりも金銭的なコストを削りたいでしょうし、大きな企業であれば所要時間やコストにばらつきが出るのは経営陣が把握しにくいでしょう。
自社に向いている方法を見つけることが大切です。

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棚卸とは本来ただの確認作業であり、棚卸差違は本来ないものです。

しかし現実にはヒューマンエラーや搬入時の数違いなどで棚卸差異は出てしまいます。
そんなときの対処方法を仕訳に絞って見ていきましょう。

棚卸の時の仕訳方法

そもそも棚卸のときにはどう仕訳されているのかからお話しします。
まず、基本式をご覧ください。

期首商品棚卸高＋当期商品仕入高−期末商品棚卸高＝売上原価

売上原価は直接的に算出できないため、この式によって逆算的に導き出しています。
期末商品棚卸高は期末に商品在庫がある場所へと実際に足を運び、商品がいくつあるかを確認する実地棚卸によって在庫数を確定させます。

その後、書面上の在庫数との差異を確認しますが、ここで数字にずれがあると棚卸差異となります。

棚卸差異が出たときに仕訳はどうする？

では実際に棚卸差異が出てしまった時はどう対処すれば良いのでしょうか。
実際に商品を確認してあったものをないとするわけにはいきませんし、ないものをあるとするわけにもいきません。
そこで仕訳の上で処理することで、書類上の数字を実際の商品数に合わせます。

実在在庫の方が少ないとき

実在在庫の方が少ないときは、「棚卸減耗費」という勘定科目で仕訳します。
たとえば帳簿上で原価500円の品物が10個あったとしたら、帳簿在庫では5000円あるとします。

一方、実在在庫では同じ品物が5個しかなかった場合、実在庫には2500円があります。

その場合、差額は2500円です。
借方に棚卸減耗費として5000円、貸方に繰越商品として2500円計上することで調節します。

実在在庫の方が多いとき

実在在庫の方が多いときは、「繰越商品」という勘定科目で仕訳をします。
先ほどと逆の場合です。

たとえば帳簿上では原価500円の品物が5個あったとすれば、帳簿在庫では2500円あることになります。

一方実在在庫では同じ品物が10個もあったと仮定すると、実在在庫にはで5000円あることになるでしょう。
そうなれば借方に繰越商品の名目で2500円、貸方に繰越商品として5000円入れることで調節します。

とはいえこちらの場合、在庫差異の原因が不明だと「棚卸差益」や「雑収入」などの勘定科目で仕訳することもあります。

まとめ

棚卸差異はない方が良いですし、あったとしてもできる限り少ない方が良いものです。

しかし、ゼロにすることが大変難しいものでもありますから、あまり気負いすぎず、来期以降の棚卸差異を減らすにはどうすべきか前を向きましょう。

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棚卸には帳簿と実地の2種類があり、その数を数え、間違いがないか改めて確認する作業こそ棚卸の本質です。

しかし間違いがないかを確認するということは、間違いがあることもあります。
今回は、棚卸で数が合わない場合について解説します。

棚卸で数が合わない場合ってあるの？

棚卸差異とは

結論から言うと、棚卸で数が合わない場合はあり得ます。
帳簿に記録してある在庫と実際の在庫が異なるときの差を棚卸差異と呼び、在庫差異と呼ばれることもあります。

在庫差異率とは

在庫差異はあるかないかよりもどのくらいの差があるかが重要です。
そこで、帳簿の数字と実際の数字がどれくらいズレているかをパーセンテージで表す在庫差異率があります。
実際に数えた在庫数から帳簿上での在庫数を引いたものを帳簿上での在庫数で割ることで求められます。

棚卸差異があったときはどうするの？

1.棚卸差異は帳簿上の在庫数を実際に数えた在庫数に合わせる
帳簿上の在庫数が必ず間違っているというわけではありません。
記入ミスだけでなく仕入れた在庫の数が100個で仕入れたはずが102個入っていたといった実際の在庫数のミスもあります。

しかし、その場にある在庫は実際に数えた在庫数に合わせます。

2.どうやって在庫を合わせるの？
帳簿上の在庫数を合わせるわけですから、帳簿に棚卸差異の分を追加で記載して実際の在庫数に合わせます。
実際に数えた在庫数が少ないときは棚卸減耗費の項目で、逆に実際に数えた在庫数が多いときは繰越商品の項目で仕訳します。

また、これらは棚卸差異の原因がわかっている場合であり、原因がわからないときは雑収入としてまた別の項目で仕訳します。

3.棚卸差異をなくすためには
最後に棚卸差異をできる限りなくすためのコツについて3つご紹介します。

1つ目は在庫買取の依頼です。
在庫の多さは利益の低下につながるため、在庫があまりに多い場合は思い切って買取を依頼するのもおすすめです。

2つ目は指差し呼称と声出しです。
原始的に思えますが、脳内だけでなく動作や発声を一緒に作業する人と行うことで丁寧になります。

3つ目は情報の動きと物の動きをできるかぎり一致させることです。
忙しくても一度疎かにするとそのまま忘れてしまう可能性も高いため、必ずその場その場で物と一緒に情報も処理するようにしましょう。

まとめ

ヒューマンエラーはどうしても起こってしまいます。
棚卸差異はほぼ全ての企業で毎回あるものと思っても良いでしょう。

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棚卸は毎期必要なものでありながら、一般の消費者層からは見えにくい業務です。
これはどこまで突き詰めても単純作業になりますから、少しでも効率的に手早く済ませたいのが本音でしょう。
そのコツについていくつかご紹介します。

二つの棚卸

先にそもそもの棚卸についてお話しします。
棚卸にはいつ行うかのタイミングと何を記録するかという違いで二種類の棚卸が存在します。

1.実際の在庫を記録する実地棚卸
一旦営業を止め、実際の在庫がいくつあるかを数える作業を実地棚卸と呼びます。
一度に大量かつ多品種存在する在庫を数えるためどうしてもミスが出やすく、棚卸を実施するためには営業を止めなければならないためその間に売上が出ないという二つのデメリットがあります。

2.データの在庫を記録する帳簿棚卸
帳簿やエクセル、専用ソフトなどのデータを使い在庫がどう変化しているかを管理する作業を帳簿棚卸と呼びます。
常に在庫数を管理し続けられるためすぐに資産を調べたいときにも対応が簡単ですし、一度の作業自体は手間が少ないためその都度に営業を止める必要はありません。

しかし一方、何度も繰り返される記録の中で帳簿の記入漏れや入力ミスが一度でもあると棚卸差異が出てしまうという難しさもあります。

棚卸を早く終わらせる方法

1.正しく棚卸を終わらせる
正しくというのは「考え方を統一してルールを作り、その通りの手順でカウントする」ことです。
棚卸はかなりシンプルな単純作業です。
だからこそ、個人の裁量に任せるのではなくルールを作り厳正に守ることでミスを減らせます。

2.漏れなく棚卸を終わらせる
実地棚卸では数え間違いや数え忘れといったミスが多くあります。
これらが起こる要因としてあげられるのが、「見えない」「横着」「思い込み」などでしょう。

横着してきちんと棚からおろさず数えると、奥にある商品は見えません。
また「ほかの人がやっているだろう」という思い込みは、商品の画像忘れを生みます。

3.ダブりなく棚卸を終わらせる
数え忘れは問題ですが、同じ商品を二度数えてしまうことも問題です。
これを防ぐための方法についても数える方向性を統一する、担当を決めるなど対策を模索すべきでしょう。
当たり前のことを当たり前にやることが、最も棚卸を早く終わらせる方法になるでしょう。

まとめ

棚卸を早く終わらせたにもかかわらず、ミスが多発すると意味がありません。
こういった場合、まずはミスを減らしてできる限りゼロに近付けていき、その後棚卸の速度を上げるようにするのがおすすめです。

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棚卸差異をゼロにすることは難しいため、減らす方法はあっても確実になくせる方法はありません。
そのため、「許容できるのはどれくらいか」が重要になります。
棚卸差異はマイナスのときだけでなく、プラスの時も大きな問題です。
今回はそんな棚卸差異がプラスの時についてご紹介します。

棚卸差異がプラスのときは？

1.棚卸差益
棚卸差差異が多いとき、すなわち「帳簿上の在庫数と比べて倉庫の在庫数の方が多いとき」の棚卸差異は棚卸差益と呼びます。

帳簿の在庫数と倉庫の在庫数が異なり棚卸差異が出たときは倉庫の在庫数が優先されます。
そのため、倉庫の在庫数が多いときは棚卸差異がプラスの時とみなし、利益の漢字を使う棚卸差益という言葉が使われます。

2.棚卸差益があるとどうなる？
棚卸差益は棚卸差異がマイナスだったときと比べるとユーザー、顧客に対して損害を与えているリスクは低めなものの、自社のコストという面からかなりのリスクになります。

商品によっては販売できなくなるまで劣化することがあるため、実際の在庫が帳簿上の在庫より多いことに気が付かないと過剰在庫になりかねません。

棚卸差益の実例をご紹介！

1.仕入れ時の数が間違っていた
単純にわかりやすいものとして、100個仕入れたつもりだったのに実際に納品された数は102個だった、というケースが考えられます。

たとえば100個入りのダンボールを毎月ひとつずつ仕入れていたとすれば、年間で1200個です。
大きな差が生じることになります。

2.既に売れているけれど商品が残っている場合
よくあるのが「取り置き」を始めとした、商品を出荷していないけれど売上が発生している状況です。
まずお客さまから取り置きを頼まれた時点で売上が発生し、帳簿の在庫数は変化します。

しかし取り置きですから当然その時点での実際の在庫は減っていません。
この状態で客さまが引き取りに来るより先に棚卸が実施された場合、売れた数が在庫に含まれてしまうため棚卸差益が発生します。

しかしこの場合、お客さまが取りに来たときに売り上げは出ていないのに在庫数が減っている棚卸差損が発生するため長い目で見れば帳尻は合いますし、間違いではありません。

まとめ

棚卸差異といってもプラスというとなんだか得のような印象を受けてしまいますが、プラスもマイナスも関係なく、棚卸差異はないことが一番です。

しかしシステム的に出てしまうものやけ自社のミスではない棚卸差異もあるため、あるから良くないと一概に否定するのではなく、なぜ出てしまったのかに目を向けましょう。

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棚卸はぴったり揃うのが理想ですが、お店の規模が大きければ大きいほど棚卸差異を生まないことは難しいものです。
せめてそういったときのために、棚卸差異について知識を身につけておきましょう。
今回は棚卸がマイナスだったときの話をご紹介します。

棚卸差異がマイナスのときは？

棚卸差異とは

そもそもの棚卸差異とは何か、簡単にご説明します。
これは実際に倉庫に置いてある在庫数と帳簿の上でデータにまとめられていた在庫数の差のことです。

棚卸差異率がマイナスのときは？

結論からいうと、こういった場合は棚卸差損と呼びます。
例えば実地棚卸の結果わかった実在庫が95個、帳簿の上での在庫が100個だったとすると、以下のような計算になります。

（95-100）÷100＝-0.05

文字に直すと以下の通りです。

（実在庫数−帳簿上の在庫数）÷帳簿上の在庫数＝棚卸差異率

ここからわかるように、計算結果ははマイナスになっています。
この場合棚卸差異率もマイナスになるため、この棚卸差異率は棚卸差損を示します。

なぜ棚卸差損が起きるの？

1.棚卸差異が出る理由は？
棚卸差異が起きる理由は二つしかありません。
データ上の在庫数に対し、実地棚卸をしたら「在庫数が多かった場合」と「在庫数が少なかった場合」です。

今回は棚卸差損、つまり実際の在庫数がデータ上の在庫数よりも少なくなる理由について解説します。

2.出庫処理のミス
まず現在倉庫にある在庫数は必ず「入庫した数−出庫した数」で求められます。
この公式から棚卸差損、すなわち在庫の数が合わないのは入庫か出庫に問題があることがわかります。

棚卸差損ということはデータ上の在庫数よりも実際に数えた在庫数の方が少ないということです。
たとえば「仕入れた数がデータ上では100個になっていたのに実際に仕入れられた数は98個だけだった」、「2個出庫したのにデータ上での出庫処理を忘れていた」などが考えられます。

3.その他の理由
そのほかの細々とした理由として、液体を扱う製造業では蒸発するという自然消滅もありえます。
また、サンプルとしてお客様に渡した商品は売上が発生しないため棚卸差異に繋がります。

まとめ

棚卸には関連する用語も多く、棚卸差損のプラス、マイナスという考え方も二つの数字の比較になるため人によっては分かりにくく感じることでしょう。

しかし棚卸とは流れや用語を丸暗記する必要はないため、調べるときは暗記よりも理解に重点を置いて調べてみてください。

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棚卸において棚卸差異は重要なものであり、特に棚卸差異はその有無よりも棚卸差異率というどれだけ差異があったかという点が重視されます。
ではなぜ重視されるのか、棚卸差異によって発生する影響について見ていきましょう。

棚卸差異によって発生する影響４選！

1.機会損失が発生する
まず単純に、機会損失が発生します。
これは帳簿上の数字の方が実地棚卸の数字よりも多い場合ですが、注文は帳簿上の数字で判断するため実在庫に比べ多く注文を受ける可能性があります。

分納や欠品からくる出荷の遅延やキャンセルなどによって機会損失が発生する恐れがあります。

2.キャッシュフローが悪くなる
こちらは実在庫の方が多い場合です。
帳簿上の数字で判断しつつ商品発注において実在庫が想定よりも多いと、余剰在庫を抱えたり滞留在庫になったりしてキャッシュフローが悪くなります。

3.作業効率が下がる
1と2においてあげたトラブルが実際に起きたときには、必ず対応が必要になります。
その対応は通常業務には含まれていないオペレーションであり、その対応に追われた結果、作業効率への影響は避けられないでしょう。

4.ブランドイメージが下がる
トラブルが発生すると、購入してくれた顧客の満足度も下がりやすくなります。
信頼は築き上げるのには長い時間がかかりますが、崩れるのは一瞬です。

ブランドイメージが下がったり信頼を失ったりする結果に繋がる可能性も高いため、短期的だけでなく長期的な目で見ても、棚卸差異から発生するミスは大きな影響を与えます。

棚卸差異をなくすためには？

1.検品時のミス
指示書通りにピッキングがされておらず、出荷商品や出荷数を間違えてしまうパターンです。
この場合は受注者情報とピッキングリストを紐付け、バーコードも利用した検品することで出庫時のピッキングエラーをチェックできます。

2.棚卸入力時のミス
棚卸して実在庫と帳簿在庫を照らし合わせるとき、実地棚卸の結果を在庫システムに登録、帳簿在庫との誤差を確認する、というのが一般的な流れです。

そのときの打ち間違いにより棚卸差異が発生することがあります。
こういったときはハンディ端末によるバーコードを活用することで入力ミス及び転記ミスを減らすという対策方法があります。

まとめ

棚卸は裏方の作業であり、棚卸差異も裏方で発生する数字のずれと思いがちです。

しかし実際にはそういった数字からさまざまな箇所に問題が生じ、大きな影響になる可能性も高いでしょう。

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なんでもプロやITに任せるように時代が進んだ今、棚卸といえども自動化が進んできています。
もちろんケースバイケースですからどの企業にも一律に向いているシステムはありません。
自社にどんなシステムが向いているか、その選び方についてご紹介します。

棚卸を自動化するシステムの選び方

棚卸を自動化するシステムも種類が豊富ですから、選び方について考える軸をご紹介します。

何に使うのか

何の商品を在庫管理したいかです。
商品が大きければそれだけ空間が広くなりますし、商品の重さによっても向き不向きがあるシステムも存在します。

コストの高さ

初期導入コストだけでなく、持続して使い続ける場合のランニングコスト、そしてそれらの価格に対する費用対効果、人手がどれだけ軽減できるかといった側面にも注視すべきでしょう。
特にランニングコストと費用対効果は永続的なコストですから、慎重に検討することをおすすめします。

連携先の有無や数

社内だけで完結するのか、社外とも連携するのかによっても向いているシステムは変わってきます。
社外にも仕入れ先や関連会社など種類がありますから、それらもよく確認しましょう。

棚卸を自動化する方法の特徴

具体的に棚卸を自動化する方法について、4つご紹介します。

1.在庫管理システムの利用
棚卸や受発注、入出庫まで管理し、状況に応じた在庫に導くシステムです。
作業時間を短縮でき、単純作業に付き物のヒューマンエラーが減ります。

一方、初期費用やシステムの担当人員が必要で、システムの数自体が多いので最適なシステムを選ぶ難易度が高いことなどはデメリットと呼べるでしょう。

2.在庫管理アプリの使用
スマートフォンやタブレットで在庫管理ができるアプリです。
持ち運びが簡単で、カメラやQRコードの読み取りで在庫データを管理できる自由度の高さがメリットです。

一方、把握できる商品数の少なさや端末自体の紛失がデータの流出に繋がりかねない点はデメリットでしょう。

3.カメラシステムの導入
商品を撮影、録画したデータをクラウドで保管し、在庫管理するシステムです。
遠方から管理できますが、あまり広い空間の把握には向きません。

4.AIで効率化を図る
在庫管理にも導入できます。
デメリットとしては、インターネット上のセキュリティによって情報漏洩のリスクが上がることやコストが高いことでしょう。

まとめ

在庫管理を自動化するためのシステムも現在は種類が山ほどあり、どう選んだらいいか悩んでしまうでしょう。
そんな時は、自社と似たような商材や似たような規模の会社への導入実績があるシステムから探すのもおすすめです。

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